Sabemos que organizar eventos não é uma tarefa simples. Envolve estratégias de logística, prazos – muitas vezes apertados – e uma ótima comunicação entre as diversas partes que farão parte do evento: dos fornecedores aos convidados.
Desta forma, algumas dicas são muito bem-vindas para organizar as ideias quando se trata de planejar um evento. Vamos lá!
1. Defina um orçamento
Faça uma tabela de custos para ter uma estimativa. Elabore o orçamento com certa margem de excessos, para emergências.
Separe os segmentos: quanto você pode gastar com buffet, limpeza, iluminação, áudio, decoração e locação? Existirá algum custo com cerimonialista? Elenque as frentes de ação por prioridade e mais importante, delegue funções!
A economia em alguma frente pode ser tentadora para querer gastar mais em outras partes do evento, mas é imprescindível se preparar para imprevistos. Eles podem acontecer!
2. Encontre fornecedores profissionais e confiáveis
Um bom evento depende de uma série de fornecedores, com diferentes ritmos de trabalho e personalidades.
A dica para escolher o fornecedor é conferir o feedback de outros clientes sobre os serviços executados em outros eventos. Assim, você aumenta a confiança em relação aos prazos de entrega e a qualidade dos materiais e serviços fornecidos, para conseguir se planejar.
É comum alguns serviços e materiais estarem disponíveis dentro do próprio espaço onde será realizado evento; neste caso, a logística é facilitada. Então, o critério de desempate mais comum é o custo e a qualidade do serviço ou material.
3. Escolha o ambiente/local apropriado para seu evento
Este item é um dos mais importantes e prioritário a ser definido, pois servirá de diretriz para o restante da sua festa (ex.: quantidade de convidados, fornecedores, despesas adicionais, etc.).
O tipo de evento norteará a decisão do local mais adequado: Chácara de eventos; Clube; Hotel; Praia ou outro.
Evento particular (ex.: casamento, aniversário, renovação de bodas): por ser uma comemoração mais pessoal, o gosto do anfitrião é determinante na escolha do local.
Evento empresarial (ex.: confraternização, workshop, treinamento): em um evento para funcionários ou um público externo, o que irá determinar a escolha do ambiente/local será a capacidade do espaço e a infraestrutura adequada.
4 . Elabore uma lista de convidados
Evento particular: por se tratar de um evento mais íntimo, o anfitrião terá a difícil tarefa de definir a lista dos convidados – a dica é adotar alguns critérios definido pelo grau de importância para convidar tal pessoa e seguir estes critérios para fechar a lista.
É importante contar com alguns convidados a mais ou a menos no planejamento, para pensar no Buffet e na quantidade de mesas, em caso de imprevistos.
Evento empresarial: como há uma definição do público alvo, a sugestão é colocar o foco no conforto e atrativos do evento, para atrair o interesse e envolvimento do convidado.
5 . Organize-se e planeje seu evento
Evento particular: Contrate bons profissionais! Uma cerimonialista será fundamental para definir a ordem dos acontecimentos que se sucederão ao longo do dia. A cerimonialista também checará o que você contratou, para que esta data tão importante seja um momento inesquecível!
Evento empresarial: assegure que os equipamentos e apresentações estão em ordem e que há backup. Organize uma agenda de modo que as atividades tenham um tempo hábil dentro do planejamento do evento, incluindo intervalos para pequenos imprevistos.
Há no mercado bons aplicativos de organização logística de workshops e eventos empresariais, especialmente para grupos com franquias de diversas localidades. O controle da quantidade, datas etc. além de tudo que envolve a pós-produção (ex.: envio de certificado) é altamente facilitado.
Aqui no Espaço Belvedere, damos liberdade em escolhas e ao mesmo tempo nos preocupamos em atender todos os eventos com a máxima qualidade. Estamos sempre disponíveis para auxiliar desde o momento da contratação até a reunião técnica que antecede o dia do evento.
